بعض من الفوائد التي يمكن أن يضيفها نظام تخطيط موارد المؤسسات لمؤسستك. وقد يساعدك هذا على التعرف أكثر على فوائد وأهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات وما الذي يمكن أن يضيفه لشركتك.
آلية وظائف العمل تقوم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بدور حيوي في تقييم مدى نجاح أعمالك في التوسع، ويتم ذلك عن طريق تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية ومقاييس الأداء. إذا لم يكن لدى مؤسستك حاليًا نظام ERP، فمن المحتمل أن هذه العملية يقوم تنفيذها يدويا. مع توسع الشركة، سيصبح من الصعب متابعة المقاييس المختلفة. من خلال تحديد المقاييس داخل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، يقوم النظام تلقائيًا بمتابعة هذه المقاييس بناءً على البيانات المدخلة.
على سبيل المثال، افترض أن أحد أهداف المؤسسة هو تحقيق مبلغ X من المبيعات. مما يعني أنه كلما يتم تسجيل عقد مبيعات جديد في النظام، يتم احتسابه تلقائيًا ضمن هذا المقياس. وهذا مثال بسيط لما يمكن أن يقدمه لك نظام تخطيط موارد المؤسسات من مقاييس الأداء الأكثر تعقيدا.
بالإضافة إلى ذلك، يسمح برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بمشاركة البيانات بين أقسام الشركة والموظفين مما يؤدي إلى آلية الكثير من مهام العمل. يتيح النظام أيضا خاصية انشاء تقارير ملخصة لوظائف الشركة والتي يمكن لرؤساء الأقسام الرجوع لها أي وقت. كما أنه يتيح أيضا خاصية الوصول الي المعلومات بسهولة مما يساعد الشركات على مواجهة كثير من تحديات سوق العمل.
تطوير سير العمل
يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على تحقيق سير عمل أكثر بساطة وفعالية. فيمكن للموظفين بسهولة الحصول على ما يحتاجونه من معلومات من خلال لوحات معلومات تفاعلية وأنظمة بسيطة الاستخدام. ويؤهلهم ذلك إلى القيام بأعمالهم بطريقة أسرع وأكثر دقة. يؤدي ذلك أيضا الى توفير الكثير من ساعات العمل القيمة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للموظفين تجهيز وتخصيص تقاريرهم مباشرة من داخل النظام واستخدامها للعروض التقديمية. يساعد هذا النظام على توفير وقت الموظف، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية. كما أنه يجعل الموظفين أكثر عرضة للمساءلة.
مركزية عمليات الشركة
يعد توحيد جميع عمليات الشركة في نظام مركزي واحد أحد الأهداف الرئيسية لأي نظام لتخطيط موارد المؤسسات. فمعظم الشركات تفتقر إلى وجود موقع مركزي تقوم فيه بتخزين بياناتهم. وبالتالي، يؤدي هذا إلى إضاعة وقت الموظفين في حالة البحث عن أي معلومات أو بيانات للشركة. من خلال مركزية هذه البيانات، يساهم نظام تخطيط موارد المؤسسات في زيادة الفعالية داخل الشركة بشكل أساسي.
دمج سير العمل
تقوم معظم الشركات بالعديد من العمليات الضرورية لمتابعة سير عملها. يمكن لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تبسيط كل من هذه العمليات، وهذا ليس كل شيء. في الواقع، يمكن أيضا أن تقوم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بدمج هذه العمليات ببعضها البعض. وبالتالي، يمكن للعمليات تبادل البيانات فيما بينها مما يسمح للعمليات أن تصبح أكثر فعالية.
تشمل الأمثلة على هذه العمليات، على سبيل المثال لا الحصر؛
- إدارة المخازن
- إدارة التصنيع
- إدارة المشاريع
- إدارة المبيعات
- إدارة المشتريات
- إدارة الموارد البشرية
- إدارة علاقات العملاء (CRM)
يؤدي دمج البيانات بين كل هذه العمليات إلى إنشاء قاعدة بيانات موحدة وأكثر فعالية. والتي يمكنها أن تساعد أيضا في توفير معظم متطلبات الشركة.
تبسيط مهام قسم الحسابات
يمكن أن تكون عملية المحاسبة لأي شركة من أكثر العمليات تعقيدا. إذا كان عملك ينمو ولم يكن لديك أداة قوية للمحاسبة، فمن المحتمل أنك سترتكب الكثير من الأخطاء. باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، ستتمتع أقسام المبيعات والمحاسبة والموارد البشرية لديك بإمكانية الوصول إلى نفس البيانات المشتركة. وهذا يجعل إعداد التقارير ومهام المحاسبة اليومية أسهل بكثير. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يقوم أي موظف بهذه المهام بسهولة وببضع النقرات فقط. باختصار، يقوم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بدمج البيانات المالية وتحليلها تلقائيًا. نتيجة لذلك، يساعد النظام في تحسين إنتاجية الموظفين والحد من أي تأخير
الشفافية التنظيمية
تعد البيانات من أهم الأصول الخاصة بأي شركة. يساعدك توافر البيانات من اتخاذ قرارات أفضل بشأن مختلف العمليات. تقوم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بجمع وتنظيم البيانات على نطاق واسع. حيث يقوم النظام بتخزين أيا من البيانات التي تقوم بإدخالها في النظام، ويتم استخدامها لإنشاء التقارير المختلفة.
يمكن أن يساهم استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات إلى زيادة الشفافية في مؤسستك، من خلال السماح للموظفين باستخدام البيانات المختلفة. يمكنك أيضا منح الموظفين أذونات لاستخدام البيانات بناءً على مناصبهم في الشركة. على سبيل المثال، يمكن لرؤساء أقسام المبيعات التعرف على أرقام المبيعات لموظفي القسم. كما يمكن للمدير التنفيذي الوصول إلى بيانات الأقسام المختلفة. هذه الخاصية تساعد على القيام بالمراجعات اللازمة والمحاسبة حين اللزوم. يمكن منح عدد أقل من الموظفين الحق في استخدام البيانات والمعلومات من خلال النظام من أجل شفافية أكثر. يمكننا القول أن النظام المعتمد على تقسيم الأدوار يساعد على تحقيق شفافية أكثر لأي منظمة.
الحد من البيانات المكررة
البيانات المكررة هي ببساطة البيانات التي تم تخزينها على النظام عدة مرات. قد يحدث هذا نتيجة لقيام عدة موظفين بتحميل نفس البيانات على النظام، مما يؤدي إلى التناقضات والارتباك بين الموظفين. من أهم فوائد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، أنها تساعد في الحد من البيانات المكررة في الأنظمة مما يساعد في توفير مساحات تخزين أكبر. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يساعد المستخدمين في العثور بسهولة على كل البيانات وحتى الحديث منها. يقوم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بحل هذا من خلال توفير موقع مركزي يتم فيه تخزين كل ما تحتاجه الشركة من بيانات.
الدمج بين البيانات وعمليات الشركة
يساعد برنامج تخطيط موارد المؤسسات في الدمج بين كل من البيانات عمليات الشركة المختلفة. يضمن ذلك حصول الموظفين دائمًا على رؤية كاملة لأي عملية من عمليات الشركة. قد يكون ذلك من خلال شيئًا بسيطًا مثل التحقق من معلومات الاتصال بالعميل. أو قد يكون شيئًا معقدًا مثل عرض حجم المبيعات التي تحققت من خلال عميل معين للشركة أو على منتج معين. بالإضافة إلى ذلك، تساعد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على التنبؤ بالمبيعات باستخدام معلومات المبيعات التاريخية، مما يتيح لك الاستعداد مسبقًا.
تعزيز رضا العملاء
يعتبر العملاء من أهم أعمدة الشركات، فهم سبب وجود الشركة في الأساس. لتحقيق النجاح، تحتاج الشركة دائمًا إلى ضمان رضا عملائها. تحافظ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على رضا كل عميل، حيث تساهم في إدارة المبيعات والمخزون بكفاءة للتأكد من حصول العملاء دائمًا على المنتجات التي يحتاجونها.
بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك النظام خاصية التفاعل مع العملاء ودعمهم أفضل بكثير. يتتبع أيضا النظام العملاء المتوقعين وفرص البيع تلقائيًا. يمكن إعداد بعض أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لجذب العملاء المهتمين تلقائيًا من خلال مواقع الانترنت أو القوائم البريدية. يمكن للنظام أيضًا إرسال رسائل البريد الإلكتروني التسويقية للعملاء المحتملين. ونتيجة لذلك، يصبح دعم العملاء أسهل بكثير مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، فهو يقوم بتذكيرك بمواعيد المتابعة مع العملاء وتوفير الدعم اللازم لهم.
الحفاظ على سرية البيانات
نظرًا لأهمية البيانات، يوفر برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وسائل أمان عالية للحفاظ على بيانات المؤسسات في السحابة (Could) .
بالإضافة إلى ذلك، تمكّن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الشركات من وضع القيود لمن يمكنه الوصول إلى البيانات وبناء على دوره الوظيفي أيضا. عادة لا تسمح برامج المحاسبة العامة للشركات بالتحكم فيمن يمكنه الوصول إلى المعلومات ولكن، باستخدام برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، يمكن منح كل موظف إمكانية الوصول إلى الأجزاء التي يحتاج إليها للقيام بعمله فقط وبفعالية واضحة. وهذه الخاصية تساعد الموظف على ارتكاب أخطاء أقل.
يقدم برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) من سمارت لنظم المعلومات فجميع المميزات المذكورة سابقا. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يوفر مميزات قيمة أخرى مثل: لوحات المعلومات، والتسعير الآلي، وإدارة كشوف المرتبات وغيرها الكثير. إذا كنت تبحث عن تطوير مؤسستك فتواصل معنا لنساعدك في الإجابة عن أي استفسار. اتخذ الخطوة اليوم وساعد مؤسستك على أن تصبح أكثر فعالية.
