مراحل تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات
يمكن أن يكون تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسة (اي ار بي) مهمة معقدة تؤثر على أجزاء كثيرة من العمل. كما هو الحال مع أي مبادرة كبرى ، فإن خطة التنفيذ المصممة بعناية أمر بالغ الأهمية. يمكن أن يؤدي تقسيم التنفيذ إلى مراحل ، لكل منها أهداف واضحة ، إلى زيادة نجاحك إلى الحد الأقصى.
على النقيض من ذلك ، فإن الغوص في تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات دون تحديد اتجاه واضح للمشروع ونطاقه وهيكله يزيد من احتمالية مواجهة مشكلات كبيرة لاحقًا.
ما هو تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات؟
يدمج نظام تخطيط موارد المؤسسات (اي ار بي) العديد من الوظائف عبر الأعمال ، مثل الإدارة المالية والموارد البشرية والمبيعات والتصنيع ، لتقديم فوائد مثل زيادة الإنتاجية والكفاءة. يصف تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات عملية تخطيط وتكوين ونشر تخطيط موارد المؤسسات. تستمر العملية عادةً لبضعة أشهر — وهي معقدة ، لأن نظام تخطيط موارد المؤسسات (اي ار بي ) يدعم العديد من الوظائف المختلفة ويقوم بأتمتها.
لضمان التنفيذ الناجح ، تحتاج المنظمة إلى تحديد متطلباتها بعناية ، وتحديد كيفية إعادة تصميم العمليات للاستفادة من النظام ، وتكوين نظام تخطيط موارد المؤسسات لدعم هذه العمليات واختباره بدقة قبل نشره للمستخدمين. يتطلب التنقل الناجح في جميع هذه الخطوات وفقًا للجدول الزمني تخطيطًا دقيقًا ونهجًا منظمًا للتنفيذ على مراحل.
ما هي مراحل خطة تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات؟
مراحل تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات المعلوماتية
مخطط انسيابي للمراحل الست لتنفيذ تخطيط موارد المؤسسات
يمكن تقسيم خطة تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات النموذجية إلى ست مراحل ، لكل منها أهداف محددة. كل عمل فريد من نوعه ، لذلك قد تختلف المراحل إلى حد ما اعتمادًا على الشركة ، وقد تتداخل أيضًا. تتضمن دورة حياة مرحلة تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات المكونة من ستة أجزاء الاكتشاف والتخطيط والتصميم والتطوير والاختبار والنشر والدعم.
- الاكتشاف والتخطيط
ما هي المرحلة الأولى من تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات؟ وهذا يشمل البحث واختيار النظام ، وإنشاء فريق المشروع وتحديد متطلبات النظام التفصيلية.
سيتعامل فريق المشروع مع مجموعة واسعة من الأدوار المتعلقة بالتنفيذ ، بما في ذلك وضع خطة المشروع والتواريخ المستهدفة ، وضمان تخصيص الموارد الكافية ، واتخاذ قرارات المنتج والتصميم ، وإدارة المشروع اليومية.
يشتمل فريق مشروع تخطيط موارد المؤسسات عادةً على راعي تنفيذي ومدير مشروع وممثلين عن الأقسام التي ستستخدم النظام. يعد إشراك الإدارة العليا أمرًا بالغ الأهمية لضمان حصول المشروع على الموارد التي يحتاجها ولتوفير الدعم اللازم لتنفيذ التغيير عبر المؤسسة. قد يقوم الفريق أيضًا بتعيين مستشار خارجي أو شريك تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات لتوفير الخبرة في تصميم النظام وتكوينه. يجب أن يشمل أيضًا أي متخصصين داخليين يشاركون في تنفيذ النظام ، مثل ممثل من تكنولوجيا المعلومات وكاتب تقرير سيطور تقارير مخصصة للمستخدمين عبر المؤسسة.
سيكون أحد الأهداف المبكرة للفريق هو تطوير فهم مفصل للقضايا الحالية ، بما في ذلك عدم كفاءة العملية ومتطلبات نظام تخطيط موارد المؤسسات. إذا كانت المنظمة قد طورت سابقًا حالة أعمال خاصة بتخطيط موارد المؤسسات ، فربما تكون قد حددت بالفعل قضايا وأهداف عمل واسعة النطاق للتنفيذ ، والتي قد تتضمن إغلاقًا ماليًا أسرع ، أو رؤية محسنة للعمليات أو التحضير للاكتتاب العام. يمكن استخدامها لتوجيه تحليل أكثر تفصيلاً ، بما في ذلك توثيق تدفقات العمل الحالية ، وللتركيز على تطوير النظام.
قد يختار الفريق ويحصل على نظام تخطيط موارد المؤسسات خلال هذه المرحلة ، حيث تقوم المنظمة بتطوير فكرة واضحة عن متطلباتها. أحد القرارات الرئيسية هو استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات يعمل محليًا أو في السحابة. بالنسبة للنظام المحلي ، يمكنك شراء الأجهزة والبرامج وتثبيتها في مركز بيانات مؤسستك. في المقابل ، يتم توفير تخطيط موارد المؤسسات المستندة إلى مجموعة النظراء عمومًا كخدمة اشتراك يتم الوصول إليها عبر الإنترنت ، لذلك يمكن أن تكون أسرع في التنفيذ وتتطلب مهارات أقل في تكنولوجيا المعلومات الداخلية.
- التصميم
تعمل مرحلة التصميم من المتطلبات التفصيلية وفهم تدفقات العمل الحالية لتطوير تصميم مفصل لنظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد. يتضمن ذلك تصميم مهام سير عمل جديدة وأكثر كفاءة وعمليات تجارية أخرى تستفيد من النظام. من المهم إشراك المستخدمين في مرحلة التصميم ، نظرًا لأن لديهم فهمًا وثيقًا للغاية لعمليات الأعمال الحالية. يساعد إشراكهم في التصميم أيضًا على ضمان ترحيبهم بالنظام الجديد والاستفادة الكاملة منه.
يمكن استخدام تحليل الثغرات لتحديد تعقيدات العملية والمراوغات الفريدة التي قد تتطلب تخصيص برنامج تخطيط موارد المؤسسات أو تغييرات في سير العمل أو العمليات لتتماشى بشكل وثيق مع نظام تخطيط موارد المؤسسات نفسه. يمكن للفريق أن يعرض الثغرات على شريكه في التنفيذ أو المورد ويطلب منهم تحديدها
- التنمية
مسلحين بمتطلبات تصميم واضحة ، يمكن أن تبدأ مرحلة التطوير. يتضمن ذلك تكوين البرنامج وتخصيصه ، عند الضرورة ، لدعم العمليات المعاد تصميمها. قد يشمل أيضًا تطوير التكامل مع أي من تطبيقات الأعمال الحالية الأخرى للمؤسسة والتي لن يتم استبدالها بنظام تخطيط موارد المؤسسات. إذا كنت تستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات محليًا ، فستحتاج المؤسسة إلى تثبيت الأجهزة والبرامج اللازمة.
بالتوازي مع تطوير البرمجيات ، يجب على الفريق تطوير مواد تدريبية لمساعدة المستخدمين على التكيف مع النظام الجديد. يحتاج أيضًا إلى البدء في التخطيط لترحيل البيانات ، والذي قد يكون معقدًا لأنه غالبًا ما يتضمن استخراج البيانات وتحويلها وتحميلها من أنظمة متعددة ، قد يستخدم كل منها تنسيقات مختلفة وقد يحتوي على معلومات مكررة أو غير متسقة. يجب على فريق المشروع تحديد البيانات التي سيتم ترحيلها في هذه المرحلة ، وتجنب الترحيل الشامل لجميع البيانات التاريخية ، والتي من المحتمل أن يكون الكثير منها غير ذي صلة.
- الاختبار
قد يحدث الاختبار والتطوير بشكل متزامن. على سبيل المثال ، قد يختبر فريق المشروع وحدات وميزات معينة ، ويطور إصلاحات أو تعديلات بناءً على النتائج ، ويعيد الاختبار. أو قد تختبر وحدة اي ار بي واحدة بينما لا تزال وحدة أخرى قيد التطوير. يجب أن يتبع الاختبار الأولي للوظائف الأساسية للبرنامج اختبار صارم للإمكانيات الكاملة للنظام ، بما في ذلك السماح لبعض الموظفين باختبار النظام لجميع أنشطتهم اليومية. يجب أن تشمل هذه المرحلة أيضًا اختبار البيانات التي تم ترحيلها وتتضمن تدريبًا تمهيديًا للمستخدم النهائي.
يمكن لمعظم البائعين توفير أدوات ما قبل النشر وبعده لبدء تدريب المستخدم. ولكن بالإضافة إلى دعم البائعين ، يجب على المنظمة الاستفادة بشكل جيد من مواد التدريب التي تم إنشاؤها في مرحلة التطوير. هناك قيمة حقيقية في الموارد التي تلبي على وجه التحديد المسؤوليات اليومية للمستخدمين النهائيين.
- الانتشار
هذا ما كنت تسعى جاهدًا لتحقيقه: اليوم الذي يبدأ فيه تشغيل النظام. كن مستعدًا للمشكلات المحتملة ، حيث قد يكون هناك الكثير من الأجزاء المتحركة وربما بعض الموظفين المرتبكين ، على الرغم من بذل قصارى جهدك لإعدادهم للتغيير. يجب أن يكون فريق المشروع متاحًا بسهولة للإجابة على الأسئلة ، ومساعدة المستخدمين على فهم النظام ومحاولة إصلاح أي مشكلات. يجب أن يكون شريكك في التنفيذ قادرًا على المساعدة في استكشاف الأخطاء وإصلاحها إذا لزم الأمر. قد يستغرق الأمر وقتًا للمستخدمين للتكيف مع النظام وتحقيق مكاسب الإنتاجية المتوقعة.
يمكن ترحيل بعض البيانات قبل النشر ، بينما يجب ترحيل المعلومات الأخرى – مثل المعاملات الحالية – على الفور قبل نشرها.
تهدف بعض المؤسسات إلى نشر جميع الوحدات النمطية لنظام تخطيط موارد المؤسسات بشكل متزامن ، بينما يركز البعض الآخر أولاً على وحدات أو عمليات محددة ذات أولوية عالية وإضافة أخرى في وقت لاحق على مراحل. لتقليل المخاطر ، تستمر بعض المؤسسات أيضًا في تشغيل الأنظمة القديمة بالتوازي مع تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات الجديد لبعض الوقت ، على الرغم من أن هذا يمكن أن يضيف إلى التكلفة الإجمالية للمشروع ويقلل من إنتاجية المستخدم.
- الدعم والتحديثات
تساعد رعاية تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات بعد النشر على إبقاء المستخدمين سعداء وضمان تحقيق الأعمال للفوائد المرجوة. قد يظل فريق المشروع مسؤولاً عن نظام تخطيط موارد المؤسسات خلال هذه المرحلة ، لكن تركيزه سيتحول إلى الاستماع لتعليقات المستخدمين وتعديل النظام وفقًا لذلك. قد تكون هناك حاجة إلى بعض التطوير والتكوين الإضافي عند إضافة ميزات جديدة إلى النظام. سيحتاج الموظفون الجدد أيضًا إلى التدريب على النظام.
إذا كان لديك نظام تخطيط موارد المؤسسات محليًا ، فستحتاج إلى تثبيت تحديثات برامج دورية وقد تحتاج أيضًا إلى ترقية الأجهزة بمرور الوقت. إذا كنت تستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات المستند إلى السحابة ، فقد يقوم البائع بتحديث البرنامج تلقائيًا.